Gestión contable
Libros para negocios que necesitan cifras correctas
Una persona, responsable único. Llevo los libros de negocios gestionados por sus dueños en Londres, y en remoto para clientes del resto del Reino Unido: desde el registro diario hasta una declaración de IVA que se puede rastrear.
La distinción que importa es entre unos libros correctos y unos libros que simplemente existen. Casi toda pequeña empresa tiene registros. Pocas los tienen de forma que el saldo bancario, las liquidaciones de tarjeta y el libro mayor coincidan, que una cifra de la declaración de IVA se pueda seguir hasta las transacciones que la produjeron, y que el dueño pueda preguntar algo en marzo y tener respuesta el mismo día.
El servicio
Qué incluye
Seis cosas, más o menos en el orden en que suelen importar. La mayoría de los encargos usan todas; algunos, dos.
Captura y codificación diaria de transacciones
Compras, ventas, gastos y recibos registrados según ocurren y codificados a la cuenta correcta a la primera, con Hubdoc encargándose del papel: una foto tomada en la caja se convierte en una transacción codificada sin que nadie vuelva a teclearla. Hacerlo a diario y no cada trimestre no es una cuestión de orden. Una transacción que se codifica el mismo día es una que aún se recuerda; codificar una caja de zapatos en enero es adivinar con traje.
Conciliación bancaria y de pagos por lote
Cada línea del extracto cuadrada con algo del libro mayor, incluidas las incómodas. Los pagos por lote son el sospechoso habitual: la procesadora de tarjetas envía un solo abono que cubre cuarenta operaciones menos sus comisiones, y el extracto muestra una única cifra. Desglosarla en ventas brutas, comisiones y abono es justo el punto donde la mayoría de las conciliaciones dejan de ser exactas sin avisar.
Declaraciones de IVA, incluida la prorrata de tasas mixtas
Declaraciones trimestrales preparadas bajo Making Tax Digital a partir de registros llevados para eso, y no reconstruidos para la fecha límite. Las entregas de tasa mixta se prorratean como corresponde: un solo recibo de supermercado suele llevar artículos con tasa general, tasa cero y tasa reducida, y tratarlo entero a una sola tasa es la forma más frecuente de que una posición de IVA se tuerza sin que nadie lo note.
Asientos de nómina, con propinas en cuenta de pasivo
Nómina contabilizada mediante un asiento que cuadra con las nóminas emitidas: salario bruto, cotización del empleador, pensión, neto y los pasivos que se derivan. Cuando el personal recibe propinas, estas pasan por una cuenta de pasivo y no por ingresos. No es un tecnicismo: un dinero que nunca fue del negocio no debería figurar en su facturación, y una vez dentro distorsiona el margen y cualquier juicio que alguien haga a partir de las cuentas.
Diseño y mantenimiento del plan de cuentas
Un plan de cuentas construido en torno a las preguntas que el dueño realmente hace —qué local, qué línea de servicio, qué coste no para de crecer— y no la lista por defecto que trae el programa. Y después, contenido. Añadir una cuenta con prisa cada vez que algo no encaja es como un plan de cuentas acaba siendo un índice de confusiones pasadas.
Conciliación de punto de venta y liquidaciones de tarjeta
Liquidaciones de tarjeta conciliadas contra los reportes del punto de venta, para que las ventas brutas, las comisiones de la procesadora y lo que de verdad entró en el banco cuadren entre sí. Epos Now y Evo Payments son los dos sistemas con los que más trabajo. Si se dejan solos, los dos registros se separan: despacio, sin ruido y en una dirección que nadie revisa hasta que lleva un año.
Para quién es
Negocios con personal, volumen y cobros mixtos
Demasiado pequeños para un departamento financiero y demasiado ocupados para que los libros esperen al cierre del ejercicio. En la práctica han sido tres tipos de negocio.
Hostelería
Restaurantes y cafeterías, donde el volumen es alto, los cobros son mixtos y los dos problemas difíciles son las propinas y el IVA. Las propinas pasan por una cuenta de pasivo; las entregas de tasa mixta se prorratean en lugar de promediarse; las liquidaciones de tarjeta se concilian contra los reportes del punto de venta para que ambas no se separen en silencio.
Llevo la función financiera de un restaurante en el Reino Unido y además construí su sistema de reservas: véase el caso del sistema de reservas de Ostuni, el único cliente en el que las dos mitades de la práctica apuntan al mismo negocio.
Limpieza doméstica
Facturación guiada por la agenda, donde el trabajo son muchos servicios pequeños y recurrentes en lugar de unos pocos grandes, y los registros tienen que poder mantenerse desde el móvil entre visitas. La pregunta que vuelve siempre es el tratamiento de subcontratista frente a empleado, y equivocarse sale caro en las dos direcciones.
Configurado en QuickBooks Online para que el dueño emita una factura y capture un recibo sin pasar antes por casa.
Cuidado de personas mayores y tareas domésticas
Con mucho peso de nómina y guiado por partes de horas, normalmente con más de una fuente de financiación que hay que mantener separada en lugar de promediarla en una sola cifra. Aquí el trabajo lo hace el plan de cuentas: las horas de cuidado y las de tareas domésticas van en líneas distintas porque se comportan como dos negocios bajo un mismo nombre, y el dueño necesita poder leerlos así.
Cómo funciona
Cómo se lleva un encargo
Primero, la incorporación. Reviso lo que ya existe —el programa, los extractos, las últimas cuentas si las hay— y le cuento qué he encontrado antes de cambiar nada. Si hay que poner los libros al día, eso es un trabajo aparte con fecha de fin, no una cuota indefinida.
Después, una cadencia mensual. Lo que necesito de usted: acceso bancario de solo lectura o un extracto automático, los recibos (una foto vale), los informes de nómina si hay nómina, y acceso al punto de venta si lo hay. Lo que recibe: libros conciliados, la declaración de IVA en los trimestres que toca, y una nota breve sobre cualquier cosa que haya encontrado y le convenga saber. Quien concilia suele ser el primero en ver que un proveedor ha subido precios sin decirlo.
Y la pregunta que nadie escribe en un formulario: cuánto tiempo suyo cuesta esto. Cerca de una hora al mes una vez en marcha, casi toda en responder preguntas sobre transacciones que solo usted puede identificar.
Alcance
Qué no hago
Gestión contable, no ejercicio colegiado. No preparo cuentas anuales ni presento declaraciones de impuestos. Bastantes profesionales son ambiguos con esa línea; ser claro me cuesta algunas consultas y nos ahorra a todos las que nunca iban a funcionar. Si necesita eso, lo que entregue a su asesor le abaratará el trabajo, y con gusto vemos las opciones. Más sobre cómo encajan las dos mitades de la práctica.
Herramientas
Con qué trabajo
Xero en la mayoría de los encargos, y QuickBooks Online cuando el cliente ya está ahí y mudarse costaría más de lo que devuelve.
Empecemos con una conversación
Cuénteme en qué estado están los libros. No hace falta que lo tenga ordenado: darle forma al problema es parte del trabajo.